Ya hemos visto en otras ocasiones que la educación es algo a lo que se le presta bastante atención en el país desde el sector tecnológico. Hemos conocido iniciativas como WaWa y Moi, centradas en la creación y gestión de contenido, que ofrecen innovadoras formas que facilitan el aprendizaje. Y aunque sin duda esto es lo más importante, la tecnología tiene también mucho que decir en el apartado del funcionamiento interno de las instituciones educativas. Y aquí los ecuatorianos también están ofreciendo novedosas propuestas.
Es el caso de Idukay, una plataforma de gestión académica dirigida a colegios. Para conocerla a más profundidad, hablamos con Pablo Pazmiño, socio y gerente de operaciones de tecnología en Idukay y que también es socio y gerente general de la incubadora y coworking quiteño Buen Trip Hub.
¿Qué es Idukay?
Iduaky es una plataforma de gestión académica, enfocada en educación K12 (primaria y secundaria) que se encarga de automatizar básicamente todos los procesos académicos dentro de una institución educativa así como de mejorar la comunicación e interacción entre los diferentes usuarios relacionados a un colegio: los profesores, los estudiantes, los padres de familia y los administrativos.
Al igual que en un colegio, el trabajo del maestro es el corazón de Idukay. Según nos cuenta Pablo «El profesor en Idukay tiene lo que nosotros llamamos el cuaderno de notas. Todos los profesores tenían ese cuaderno donde iban recopilando todos sus apuntes relacionados a la asistencia del estudiante, las calificaciones, el comportamiento, etc. En Idukay hemos replicado el esquema de trabajo. Cada clase tiene su respectivo cuaderno, al cual los profesores ingresan a registrar la asistencia, a crear nuevas actividades, a registrar las calificaciones, a ingresar anotaciones de comportamiento a modo de diario, a revisar reportería estadística que nosotros generamos, e incluso ingresar comentarios u observaciones dirigidas a los padres de familia relacionadas con una clase puntual».
«Inclusive el maestro puede enviar tareas desde su cuaderno de clase —continúa explicando Pablo—. Entonces, cuando crea una nueva actividad (que es una tarea), puede enviársela al estudiante para que esta pueda ser revisada ya sea desde el portal del estudiante o desde el portal del padre de familia».
Esto permite que tanto el alumno como el padre de familia puedan estar al tanto de su progreso académico prácticamente en tiempo real: «Dentro de un perfil de familiar, el padre de familia puede ver que está pasando con su estudiante. Tenemos un gráfico que le permite saber en qué está «patojeando» su hijo y motivarle. Al ver en qué asignaturas le va mejor, se puede saber qué intereses tiene el chico. Le permite al padre hacer un seguimiento tanto de toda la parte académica como de temas comportamentales del estudiante y esta es información en línea al día. Igualmente el padre de familia puede revisar las tareas que se le han mandado al estudiante, las tareas vigentes y las anteriores que ha recibido».
Además de esto, Idukay genera «una serie de reportería, tanto reporte de gestión como de analítica, para que otros roles en la institución tomen esta información para emitir reportes ministeriales, reportes de juntas o reportes de análisis y seguimiento interno del colegio, ya sea rectorado y vicerectorado, para saber qué está pasando a nivel de paralelo, a nivel de una clase o a nivel de un curso». También cuenta con un módulo de notificaciones por el cual la institución se puede comunicar directamente con el padre de familia.
La plataforma es responsiva, puede usarse desde escritorio, teléfono celular o tablet. Sin embargo, según nos cuenta Pablo, «Este año esperamos desarrollar la aplicación móvil. A principios de año realizamos una planificación estratégica para revisar los principales puntos a cubrir con el desarrollo.
En lo referente al proceso de implementación, según nos explica Pablo «Ahí tenemos también una ventaja respecto al resto de soluciones que hay en el mercado. El tiempo promedio de implementación de otras soluciones está entre uno y 6 meses aproximadamente. En Idukay, la implementación toma máximo dos semanas, y esto depende muchísimo de la participación del cliente final. Cuando el área comercial cierra una venta, nosotros como equipo de operaciones nos ponemos en contacto con el nuevo cliente ese mismo día o máximo un día después. La configuración del sistema es extremadamente simple. Se puede configurar en cuestión de entre 4 y 6 horas de trabajo. Hacemos una carga masiva de la información tanto de estudiantes como de padres para la creación masiva de usuarios y después de este trabajo en conjunto de configuración de la plataforma, que hacemos con un representante del colegio que suele ser la persona de que tiene el rol de secretaría porque tienen una idea muy clara de todos los requerimientos académicos, hacemos una sesión de capacitación que toma aproximadamente 4 horas donde quedan capacitados todos los usuarios del colegio y están listos para empezar a usar la herramienta».
Buenas prácticas de desarrollo para cubrir una necesidad
Si contamos desde el momento en que arranca el desarrollo de Idukay, la plataforma tiene algo más de 3 años. Pero su historia inicia un poco más atrás. Según nos cuenta Pablo, Idukay nació de la combinación entre la necesidad de crear un proyecto propio en el que aplicar las mejores prácticas de desarrollo de software y una ventana de oportunidad:
«Hace más o menos unos 5 años nos juntamos un grupo de desarrolladores y queríamos construir una empresa de desarrollo de software a medida basada en las mejores prácticas de desarrollo posible. El problema con el que nos encontramos fue que cuando vendes desarrollo, lo que estás vendiendo es tiempo, son horas de desarrollo, y los clientes quieren construir lo más rápido posible porque de esa manera les va salir más barato. Tomando en cuenta esta realidad, lo que nosotros queríamos era casi imposible, porque esa calidad lleva tiempo. Era difícil implementar estas prácticas de alta calidad. Nos dimos cuenta de que sí queríamos practicar lo que predicábamos en cursos de programación, íbamos a tener que construir algo propio, un sistema nuestro en el que podamos darnos el lujo de tener un software con un código absolutamente nítido y una calidad de primera y usar tecnologías que en ese momento eran tecnologías emergentes».
Esta decisión de crear algo propio fue un poco después de que el gobierno ecuatoriano incrementase la regulación a la que estaban sometidos los colegios. Y ahí fue donde vieron la ventana de oportunidad:
«Antes los colegios tenían bastante libertad en cómo estructuraban su año lectivo y este gobierno reguló muchísimo cómo debían trabajar. Entonces nos dimos cuenta de que ahí había una oportunidad de construir un sistema que les permitan a los colegios cumplir con los requerimientos ministeriales. Así empezamos con el sistema, pero viendo que nosotros éramos ingenieros y teníamos poco conocimiento de cómo funcionaba la industria de educación, hicimos el acercamiento a dos colegios importantes de Quito para que nos dieran su know-how y sobre él nosotros desarrollar la aplicación».
Iduaky en sí mismo empezó a comercializarse hace dos años, en enero de 2015. El desarrollo de su primera release comercial les tomó un año y durante el proceso «nos apalancamos muchísimo de colegios, de profesores, de administrativos, de padres de familia, para que nos den feedback real y sobre eso salir con un producto bastante más testeado así como un modelo de negocio un poco más testeado».
Apostando por un modelo totalmente SAAS
Una de las particularidades de Iduaky es que es una plataforma que funciona bajo el modelo SAAS: Software As A Service. En el país, este planteamiento era relativamente innovador, porque aunque había sistemas de gestión similares, no eran específicamente SAAS. Esto les supuso, y les supone, encontrarse con ciertas trabas a la hora de cerrar acuerdos con algunos colegios.
El SAAS es, a juicio de Pablo, un tema nuevo en el país «y no solo en la industria de la educación sino para la venta de software en general. Yo estoy relacionado con otras empresas de software y siempre vemos que el cliente quiere hacer lo suyo especial porque todo cliente se cree especial. Pero creo que poco a poco va a ir entrando el modelo, más que nada porque es un modelo sostenible tanto para proveedor como para cliente. Cada vez se le tiene menos miedo a la nube».
Esto les supuso un obstáculo, pero no fue el único: «Los colegios son una industria bastante especial. De hecho, al contrario de lo que uno creería son en su mayoría una industria bastante tradicional. Entonces el llegar con propuestas innovadoras, nos costó al principio. Tuvimos también que ir aprendiendo bastante como realizar la venta a los colegios. Es una venta bastante consultiva, que requiere muchísimo conocimiento de la industria no solamente de la parte de sistemas que nosotros proveemos, sino de todo el tema académico general, todas las regulaciones y todo lo que está exigiendo el ministerio».
Sin embargo, desde Idukay pudieron ir sorteando estos problemas, logrando que su propuesta vaya alcanzando cada vez más tracción hasta alcanzar un ritmo de crecimientos bastante interesante. Al momento de la entrevista, la plataforma era usada por casi 80 colegios a nivel nacional: «Para que te hagas una idea del crecimiento, 2015 lo terminamos con 12 colegios, 2016 lo terminamos con 60 colegios y ahora estamos con 77 colegios». Estos colegios se reparten a lo largo de 14 provincias. Y aunque Idukay tiene más presencia en Quito y Guayaquil, también están en «Riobamba, Ibarra, Chone, Machala, Santa Elena, Cuenca, Latacunga, Salcedo…».
Dado que Idukay puede ser usada por cualquier institución educativa sin importar su tamaño, entre sus clientes figuran colegios de todo tamaño: desde colegios de 2.000 estudiantes hasta colegios de 90 estudiantes. El único requerimiento es que cuenten con una conexión a Internet, que ni siquiera tiene que ser buena: «tenemos colegios enormes que trabajan con conexiones de 512 kbps».
En cuanto a número de usuarios, actualmente superan los 80.000 usuarios activos entre profesores, alumnos, padres y administrativos: «Son usuarios sumamente activos. El tiempo promedio de participación suele ser mayor a 10 minutos. Les gusta la plataforma, la usan».
Hoy en día, Iduaky está formada por 12 personas. Estas están divididas entre un equipo comercial, uno de implementacion y soporte, uno de desarrollo y personal administrativo. En la empresa, son dos socios, uno encargado de la parte comercial, y el otro, que es Pablo, encargado de la parte de operaciones.
Iniciando el camino a la internacionalización
Idukay busca la rentabilización a través de un modelo de suscripción. Pero en él también han tratado de dar un giro diferente para hacer su oferta atractiva, pues el precio no se basa en el número de usuarios de cada colegio, sino tan solo en el número de estudiantes: «Es decir, si un colegio tiene 100 estudiantes pero también tiene 100 profesores y administrativos, nosotros solo cobramos por los 100 estudiantes».
En un principio, la suscripción que ofrecían era mensual, pero decidieron pasar a un modelo anual debido a que «básicamente era un dolor de cabeza tanto para nosotros como para los colegios». En cuanto al precio, Pablo no nos da cifras. Solamente nos dice que «Es una plataforma barata (…) es sumamente accesible, somos en su gran mayoría más baratos que la competencia».
Actualmente, la empresa tiene ciertos socios capitalistas. Cuentan con inversionistas directos pero principalmente han recibido inversión ángel que les ha permitido generar el crecimiento que han tenido. Y para este año «hay planes chéveres. Lo que buscamos es mantener esa tracción que hemos alcanzado. Esperamos este año llegar a muchos más colegios de los que tenemos actualmente. Tenemos grandes expectativas a nivel nacional y estamos analizando posibilidades de expansión a otros mercados».
Y es que entre esos planes, el más importante es sin duda dar los primeros pasos hacia la internacionalización de la plataforma, algo que ya tuvieron en mente desde el principio, de manera que la diseñaron para que fuera sumamente flexible: «Este año buscamos por lo menos un país en el exterior que nos pueda enseñar un poco como internacionalizar para poder en próximos años ir creciendo en mercados parecidos, ya sea en latinoamérica o centroamérica. Hemos tenido contactos con varios representantes y posibles interesados en estos mercados y ahora estamos en una etapa de análisis con algunos interesados. Buscamos un crecimiento y expansión internacional. La plataforma lo puede hacer tranquilamente y el modelo que hemos implementado aquí en Ecuador es un modelo que hemos validado y que nos ha ido bastante bien».
A nivel de funcionalidades, otro de los planes es aprovechar las virtudes que ofrece la centralización del modelo SAAS para ayudar a generar una comunidad educativa más potente a través de la posibilidad de intercambiar información «[Otra] razón de manejar un tema centralizado fue poder tener toda la información en una sola base de datos. Sabemos que es información sumamente valiosa, esperamos que algún día puedan compartirse buenas prácticas entre ellos, comunicándose hasta entre profesores, y que así podamos generar esa interacción entre nuestros usuarios. Estamos en este momento trabajando en nuestro módulo de planificación y ese es el módulo que ya va a tener este componente social en el que los profesores van a poner compartir sus temarios con otros profesores de su mismo nivel de otros colegios. Este año vamos a dar unos primeros pasos para que el contenido que genere un colegio y que lo quiera compartir lo pueda hacer sin ningún inconveniente. Así las buenas prácticas ya van a empezar a compartirse por Idukay.».
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Desde Tekzup queremos felicitar a Idukay por el crecimiento de su propuesta y les deseamos éxitos tanto en su próxima internacionalización como en su fortalecimiento de la comunidad educativa a través de los contenidos compartidos. Para conocer más acerca de Iduaky, puedes dirigirte a su sitio web, a su página de Facebook o a su canal de YouTube.
