Gestionar nuestra bandeja de entrada del correo electrónico puede llegar a ser una tarea complicada y que demande mucho tiempo por nuestra parte. Sin embargo, si usamos Outlook, podemos simplificar todo el proceso gracias a la utilización de reglas. Gracias a ellas, mantenernos organizados se convierte en algo muy sencillo.

Las reglas son acciones de Outlook que se llevan a cabo de manera automatizada si un mensaje coincide con una serie de criterios predeterminados. Por ejemplo, si recibimos habitualmente mensajes de diversos proveedores, podemos crear una regla para que cada uno se vaya a una carpeta diferente y así podamos procesarlos de forma ordenada.

Mediante el uso eficiente de las reglas, se puede eliminar una gran cantidad de trabajo innecesario. A continuación, vamos a ver cómo crearlas paso a paso y también cómo administrarlas. Son procesos muy sencillos de realizar.

Cómo crear una regla usando una plantilla existente

  1. Clicamos en la pestaña «Archivo».
  2. Clicamos en «Administrar reglas y alertas».
  3. Dentro de la pestaña «Reglas de correo electrónico» del cuadro de diálogo «Reglas y alertas», clicamos en «Nueva regla».
  4. Se nos abrirá el Asistente para reglas. En el «paso 1: Seleccione una plantilla», seleccionamos una de las plantillas predeterminadas, ya sea «Mantenerse organizado» o «Mantenerse actualizado».
  5. Pasamos al «paso 2: «Editar la descripción de una regla».
  6. Clicamos en el valor subrayado y después en «Siguiente».
  7. A continuación, en el «paso 1: Seleccionar condiciones» elegimos las condiciones que debe cumplir el mensaje para que se aplique la regla.
  8. Hacemos clic en los valores subrayados que aparecen acerca de las condiciones seleccionadas.
  9. Introducimos los valores subrayados en el «paso 2: Editar la descripción de la regla».
  10. Clicamos en «Siguiente».
  11. Seleccionamos las excepciones que pueden aplicarse a esta regla en el siguiente paso, «Seleccionar excepciones».
  12. Clicamos en «Siguiente».
  13. Seleccionamos valores para el texto que aparece subrayado en el paso «Editar la descripción de la regla».
  14. Clicamos en «Siguiente».
  15. En el siguiente paso, «Especifique un nombre para esta regla», hacemos lo que dice: ponerle un nombre a la regla.
  16. A continuación, si es necesario, seleccionamos acciones adicionales en el paso «Configurar opciones de reglas».
  17. Clicamos en «Finalizar».

Cuando estemos configurando opciones de reglas adicionales, veremos que la nueva regla se activa por defecto. Todo lo que tenemos que hacer es desmarcar la casilla de verificación «Activar esta regla» para desactivarla.

Outlook permite aplicar las nuevas reglas que creemos a los mensajes que tenemos en ese momento en nuestra bandeja de entrada. También podemos elegir que las reglas se apliquen a nuestra cuenta actual o a todas las cuentas que hayamos configurado en el programa.

Cómo crear una regla nueva o personalizada

  1. Clicamos en la pestaña «Archivo».
  2. Clicamos en «Administrar reglas y alertas».
  3. Dentro de la pestaña «Reglas de correo electrónico» del cuadro de diálogo «Reglas y alertas», clicamos en «Nueva regla».
  4. Seleccionamos una de las opciones que hay dentro de la sección «Iniciar una regla en blanco» y, a continuación, elegimos entre “Aplicar regla sobre los mensajes que recibo” y “Aplicar regla sobre los mensajes que envío”.
  5. Clicamos en «Siguiente».
  6. En el paso «Seleccionar condición(es)», elegimos las características que debe cumplir el mensaje para que se le aplique la regla.
  7. En el paso «Editar la descripción de la regla», especifique los valores de cualquier condición que aparezca subrayada.
  8. Clicamos en «Siguiente».
  9. En el paso «Seleccione Acción(es)», elegimos lo que deseamos hacer con el mensaje al aplicarse la regla.
  10. En el paso «Editar la descripción de la regla», definimos el valor de las acciones subrayadas.
  11. Clicamos en «Siguiente».
  12. En el paso «Seleccionar excepciones», elegimos las excepciones que pueden aplicarse a esta regla.
  13. En el paso «Editar la descripción de la regla», rellenamos el valor de las acciones subrayadas.
  14. Clicamos en «Siguiente».
  15. En la sección «Finalizar configuración de reglas», introducimos un nombre para esta nueva regla.
  16. Seleccionamos o desmarcamos las opciones de reglas de configuración para ejecutar la regla en los mensajes existentes, activar o desactivar la regla o aplicarla a todas las cuentas según lo necesitemos.
  17. Clicamos en «Finalizar».

Cómo crear una regla a partir de un mensaje

  1. Clicamos en un mensaje de nuestra bandeja de entrada o de los elementos enviados.
  2. En la cinta de navegación, entramos a la pestaña «Inicio».
  3. Selecionamos «Reglas» dentro del grupo “Mover”.
  4. En la lista desplegable, seleccionamos «Crear regla».
  5. Clicamos en las casillas de verificación que aparecen debajo de la sección «Cuando reciba el correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas».
  6. En «Haga lo siguiente», seleccionamos una acción a aplicar cuando se cumplan las condiciones.
  7. Clicamos «OK» para crear la regla u «Opciones avanzadas» para ir al mismo asistente que utilizamos para crear las reglas.

Cómo editar una regla

  1. Clicamos en la pestaña «Archivo» y a continuación «Administrar reglas y alertas».
  2. En la lista que aparece dentro de la pestaña «Regla de correo electrónico», seleccionamos la regla que queremos editar.
  3. Clicamos en «Cambiar regla».
  4. Seleccionamos «Configuración de regla» para que aparezca el asistente de reglas. A partir de ahí, pasamos por el mismo procedimiento que seguimos para crear una regla nueva.
  5. A continuación, seleccionamos «Renombrar regla» para darle un nuevo nombre.
  6. Si queremos mover la regla a otra carpeta y eliminarla de la carpeta actual, seleccionamos «Mover carpeta». Si lo que queremos es aplicar la regla a más de una carpeta, seleccionamos «Copiar a carpeta».
  7. Clicamos en «Aplicar».
  8. Clicamos en «Aceptar».

Cómo borrar una regla

  1. Clicamos en la pestaña «Archivo» y a continuación «Administrar reglas y alertas».
  2. Clicamos en la regla que queremos eliminar.
  3. Seleccionamos «Borrar».
  4. Clicamos «Sí» para confirmar la acción.
  5. Clicamos en «Aceptar».

Cómo ejecutar manualmente una regla

  1. Seleccionamos la carpeta del panel izquierdo en la que queremos ejecutar las reglas.
  2. En la cinta de navegación, entramos a la pestaña «Carpeta».
  3. En el grupo «Limpiar», seleccionamos «Ejecutar reglas ahora».
  4. En la lista «Seleccionar reglas a ejecutar», marcamos las casillas de las reglas que queremos aplicar. Podemos usar los botones de abajo para «Seleccionar todo» o «Deseleccionar todo».
  5. Si queremos aplicar las reglas a una carpeta diferente, la podemos cambiar en el apartado «Ejecutar en carpeta».
  6. Marcamos la casilla «Incluir subcarpetas» (si así lo queremos).
  7. En la lista desplegable de abajo, elegimos si las reglas se aplicarán a «Todos los mensajes», «Mensajes leídos» o «Mensajes no leídos».
  8. Clicamos en «Ejecutar ahora» para que las reglas se apliquen.
  9. Una vez finalice el proceso, clicamos en «Cerrar».

Cómo exportar una regla

Si queremos compartir las reglas que hemos creado o trasladarlas a un Outlook instalado en otro equipo, la opción de exportación de reglas es la herramienta a la que debemos recurrir.

  1. Clicamos en la pestaña «Archivo» y a continuación «Administrar reglas y alertas».
  2. Clicamos en las casillas de las reglas que deseamos exportar.
  3. Clicamos en «Opciones» dentro de la ventana «Reglas y alertas».
  4. Seleccionamos «Exportar reglas».
  5. Escribimos el nombre que tendrá el archivo de reglas exportado.
  6. Seleccionamos la ubicación para guardar el archivo.
  7. Clicamos en «Guardar».

Cómo importar una regla

La importación de reglas sirve para traer al Outlook en el que estamos trabajando las que fueron creadas ya sean por otros o por nosotros mismos pero en una instalación diferente.

  1. Entramos a la pestaña «Archivo».
  2. Clicamos en «Opciones».
  3. Seleccionamos «Importar reglas».
  4. Vamos hasta la ubicación del archivo de reglas que se va a importar.
  5. Clicamos en «Abrir».
  6. Clicamos en «Aceptar».