Hace muchos años, un pariente me mostró el contrato de arrendamiento de la casa en la que vivían. Era un documento que no es que fuese viejo, sino que era antiguo. Además, el paso del tiempo no lo había tratado bien y estaba muy deteriorado. Pero había que conservarlo porque tenía validez legal. Actualmente, este papel se podría someter a un delicado proceso que le brindaría mayor eficiencia en cualquier trámite: se lo digitalizaría e incorporaría una firma electrónica, otorgándole así mayor validez jurídica. De esta forma, se evitaría el deterioro que produce su uso.
Algo muy similar a esto, pero a una mayor escala, es lo que ha hecho la actual Administración Municipal del Alcalde Mauricio Rodas en torno al Registro de la Propiedad de Quito. A finales de 2016, culminará un proceso de modernización en dos fases dirigido a ofrecer un servicio más rápido y eficiente, que ahorrará tiempo y esfuerzo a sus usuarios. Parte importante de este proceso fue convertir en digital lo que antes estaba solo en papel, lo cual permitió también implementar un sistema de trámites por Internet que pronto será estrenado.
Un camino que comenzó por desmaterializar documentos del siglo XVIII
En diciembre de 2014, inició el proceso de modernización del Registro de la Propiedad, cuya primera fase fue desde abril de 2015 hasta julio de 2016. En ella, se desmaterializó todo el inventario inmueble del Distrito Metropolitano. La desmaterialización consiste en convertir documentos físicos en digitales y dotarlos de la misma validez jurídica que tiene el original en papel. Esto implica un proceso que se inicia con la digitalización de los documentos y termina con la estampa de la firma electrónica en sus versiones digitales.
“El registro de la propiedad siempre ha llevado su información de una manera manual, digámoslo así: en libros”, nos cuenta Pablo Falconí, Registrador de la Propiedad (E), que nos recibió amablemente para una entrevista. Esto significaba que había que desmaterializar 10 mil libros físicos con alrededor de 2 millones y medio de actas. Pero el desafío no era solo el enorme volumen de información, sino también su antigüedad: el libro más antiguo que tenían era de finales del siglo XVIII, concretamente de 1780. «Si alguien quería utilizar esos libros tenía que usar mascarilla, con protección de guantes, porque tienen un polvo que te puede pelar la piel», nos dice Falconí. Además, había que redoblar las precauciones porque, hasta hoy, siguen teniendo validez legal pues son parte de la historia del inmueble.
La empresa encargada de la digitalización empleó un robot con cámaras de última generación, lo cual siempre acelera un proceso de este tipo. Pero eso no era lo más importante, tal y como nos explica Falconí: “Dentro del contrato se estipulaba que se manipule lo menos posible los libros. No estaba dirigido a la rapidez sino al cuidado, porque esos libros tienen una serie de protecciones legales ya que contienen información valiosa”.
El proceso de desmaterialización llevó tanto tiempo por el número de pasos a realizar. Primero, se revisó cada libro para evaluar su estado físico. De ahí se digitalizó y hubo una auditoría comparando el libro original con el archivo digital, verificando que toda la información se hubiese escaneado correctamente. Luego vinieron el resto de pasos que concluyeron con la firma electrónica de los documentos.
Las ventajas de la desmaterialización
Términos como «desmaterialización» y «digitalización» pueden sonarnos ajenos a nuestra experiencia diaria. Pero no lo son: nos afectan porque influyen en la mejora de los servicios que todos los ciudadanos necesitamos para los trámites diarios.
En el caso concreto del Registro de la Propiedad, hay dos aspectos clave en los que se notará esta mejoría: la seguridad jurídica y el tiempo de atención.
En cuanto a la seguridad, este concepto es muy sencillo de comprender. Al no haber necesidad de manipular los libros, no se corre el riesgo de que se rompa una hoja por accidente y haya que reponerla, por poner un ejemplo verídico que nos explicaba Falconí. Al evitar el deterioro de los documentos, que puede darse por muchas razones, se evitan que se produzcan cambios que pueden modificar la realidad jurídica de un inmueble. Además, al reducir el número de libros a consultar por parte de los funcionarios, también se reduce el riesgo de cometer errores, algo a lo que todos estamos expuestos constantemente.
En cuanto a cómo afecta el tiempo de atención, antes debemos entender los detalles de cómo se hacían las cosas antes de esta modernización. Por ejemplo, para emitir un certificado de gravámenes, el funcionario debía buscar el libro que necesitaba; si estaba siendo ocupado por otro funcionario, esperar a que dejase de usarlo; luego, tenía que manipular el libro, localizar la información requerida y devolverlo. Todo esto consumía un tiempo que ahora se reduce a un proceso más ágil en el que el funcionario lo hace todo desde su puesto de trabajo.
En este punto, es importante distinguir entre desmaterialización y simple digitalización, porque precisamente ahí está la clave del éxito de la fórmula aplicada en el Registro de la Propiedad de Quito. La digitalización es, básicamente, tomar una foto a un documento. Pero si no se va más allá, en realidad todo lo que se tiene es un respaldo en forma de archivo gráfico. La desmaterialización implica otras cosas adicionales, además de la firma electrónica, como la incorporación de los metadatos apropiados y el uso de un formato que permita actualizar fácilmente la información. Falconí nos lo explica mejor:
“¿Qué es lo que pasó con otras entidades? Eso se digitalizó y se quedó ahí, no se dio el siguiente paso que es la desmaterialización. Entonces, si es que solo digitalizas, si el día de mañana hay un nuevo acto, vas a tener que digitalizar nuevamente el documento con la marginación del caso. Nosotros, al haber hecho ya la desmaterialización, podemos utilizar todo lo que está digitalizado y marginamos en el documento o lo indexamos en el documento electrónico. O sea ya no tenemos que ir al libro físico. Esa es la gran diferencia, que es gigante, con otras entidades”.
Ahora los trámites se podrán hacer desde casa por internet
Paralelamente a la fase de desmaterialización, el Registro de la Propiedad desarrolló un sistema de servicios telemáticos que verá la luz en noviembre de este año, el cual permitirá a los usuarios hacer prácticamente todos los trámites desde un computador.
Esto evitará tener que acudir al registro salvo en contadas ocasiones, como en el caso del ingreso de la escritura, aunque según nos cuenta Pablo Falconí “esperamos que sí se pueda, en un futuro, dependiendo del trabajo que hagamos con notarías y consejo de la judicatura”.
Falconí también nos describe cómo es el proceso actualmente y cómo será con el sistema telemático implantado: “Por ejemplo, para inscribir una compraventa, ¿qué tenías que hacer? Venías el primer día a sacar el certificado de gravámenes, hacías tu trámite, luego cerrabas la escritura en la notaría y venías una segunda vez a ingresar la primera copia para revisión. Pasaban los días y venías en una tercera ocasión para retirar la proforma y, si tenías el dinero en ese momento, lo pagabas; si no, venías en una cuarta ocasión a pagar la escritura y una quinta vez a retirar la escritura inscrita. Ahora, ¿qué vas a hacer? Vas a venir con el valor exacto, porque vas a generarte tú la proforma desde tu computador. Vienes, pagas, ingresas la escritura y ya no vienes más, porque la razón de inscripción de ese documento te va a llegar vía correo electrónico».
Estos servicios en realidad ya han sido lanzados aunque tan solo para un grupo restringido con el objetivo de ponerlos a prueba. Sin embargo, parece que estas pruebas han sido exitosas ya que, cuando por fin esté disponible para todo público, será un mes antes del cumplimiento del contrato, que indicaba originalmente que el lanzamiento sería en diciembre.
El desarrollo del sistema comenzó también en diciembre de 2014. Si llevó más tiempo que la desmaterialización fue porque dependía de ella y por cuestiones de seguridad, pues han hecho un trabajo concienzudo para que este sistema cuente con todas las seguridades del caso y no pueda ser vulnerado por nadie. Según explica Falconí, «cuenta con alrededor de 10 capas de seguridad, 10 capas que hay que pasar para poder tener acceso a la información».
Al sistema se podrá acceder tanto desde un computador de escritorio, usando cualquier navegador, como desde un dispositivo móvil y su funcionamiento es muy sencillo. Una vez creada una cuenta con su cédula, el ciudadano podrá usarlo para los trámites que requiera. Según nos describe Falconí, funcionará como los sistemas de comercio electrónico, haciendo uso de un «carrito» virtual donde se acumularán los trámites requeridos hasta dar el costo final. Después, el usuario podrá ir a pagar al Registro o hacerlo por transferencia electrónica.
A pesar de que se puede decir que la gente está acostumbrada al uso de herramientas informáticas para este tipo de trámites y que la implantación del sistema del Registro de la Propiedad no debería significar un obstáculo para nadie, desde la institución también darán capacitaciones acerca de su uso. Estas ya empezaron hace dos semanas con un grupo de estudios jurídicos y el propósito es ir socializando este tema también con notarías, colegios de abogados y demás.
Una aplicación ejemplar de las nuevas tecnologías
La entrevista con Pablo Falconí terminó con una frase muy ilustrativa del resultado que han alcanzado tras todo este proceso: “Realmente estamos contentos y orgullosos de lo que hemos conseguido”.
Y no es para menos: el Registro de la Propiedad es ahora una institución más eficiente gracias a la implementación de la tecnología más actual. Esta modernización ha tenido como efecto secundario, además, dar los primeros pasos para la conservación del acervo histórico que estaba en sus manos, que ahora ya no se manipulara para hacer uso de él: por el momento, los libros continúan archivados en el Registro de la Propiedad, aunque se está trabajando para pasarlos a la custodia del municipio como algo histórico, sobre todo en el caso de los libros más antiguos.
Su iniciativa además se puede considerar como pionera en el país, ya que ninguna otra institución se ha sumergido en un proceso de desmaterialización como el que aquí se ha aplicado. En muchas, a lo que se ha llegado es tan solo a la digitalización, una parte del proceso que si bien ya es un avance, no reporta todos los beneficios de la desmaterialización completa. Como dijo el experto costarricense en registro digital Dieder Salazar, “Quito tomó la determinación de ir de la mano con las nuevas tecnologías y a la vez implementar un sistema de transacción de fe pública. Este va a ser un esfuerzo observado por otros registros, que vendrán a golpear la puerta a preguntar como lo hicieron”.
