El próximo rediseño de Gmail ha traído de nuevo al servicio de correo a la actualidad. En él, se incorporarán nuevas funciones que lo harán todavía más potente. Y es que la oferta de Google ya lo es bastante, aunque en muchos casos no aprovechemos ni una pequeña parte de esa potencia. Para solucionar esto último, a continuación te traemos 8 trucos que harán que tu gestión del correo electrónico sea más ágil y cómoda.
Programa el envío de mensajes
En ocasiones, debemos enviar mensajes de correo en una fecha o hasta hora concreta. Esto es algo que podemos anotar en lista de tareas, pero también podemos hacer algo más práctico: redactar el mensaje y programar su envío automático en una fecha y hora determinada.
Para hacerlo, por ahora debemos recurrir a un servicio de terceros: Boomerang. Para ello, nos instalamos su extensión para Chrome y, entre otras funciones, contaremos con la capacidad de programar el envío de mensajes, lo cual hacemos así:
- Escribimos el mensaje.
- En lugar de clicar en «Enviar», clicamos en «Enviar después» o «Send later».
- Indicamos el día y la hora.
- Clicamos en «Confirmar» o «Confirm».
Pospón los correos
Otra característica que nos brinda Boomerang es la posibilidad de posponer correos. Es decir, que nos oculta el mensaje hasta el momento que le indiquemos. Así, desaparecerá de nuestra bandeja de entrada hasta entonces.
Lo hacemos de la siguiente manera:
- Seleccionamos el mensaje.
- Clicamos en la opción «Boomerang» que nos aparece en la parte superior.
- Indicamos cuando queremos que el correo aparezca en nuestra bandeja de nuevo.
- Clicamos en «Confirmar» o «Confirm».
Atajos de teclado
Los atajos de teclado siempre resultan muy útiles. Cuando los dominamos, trabajamos mucho más rápido, aunque hay que reconocer que exigen un esfuerzo para memorizarlos.
Gmail cuenta con una serie de atajos que deben ser activados. Para hacerlo, seguimos los siguientes pasos:
- Vamos al menú de la rueda dentada y clicamos en «Configuración».
- Dentro de la pestaña «General», descendemos hasta ubicar «Combinaciones de teclas».
- Clicamos en «Habilitar combinaciones de teclas».
- Descendemos más y clicamos en «Guardar cambios».
Una vez hecho esto, para poder ver todos los atajos de teclado pulsamos la combinación de teclas SHIFT+?. Las opciones son muchas, así que repasa y apréndete aquellas que sean más útiles para ti.
Salir de una conversación
A veces ocurre: de pronto, una conversación por correo empieza a alargarse demasiado, termina centrada en unos pocos participantes y tú no eres uno de ellos. De hecho, hace tiempo que perdiste el interés en ella. Pero, ¿cómo dejar de recibir los correos de esa conversación? Muy sencillo:
- Abrimos la conversación.
- Clicamos en el botón «Más» en la parte superior de la bandeja de entrada.
- Clicamos en «Silenciar».
Averigua cuando alguien ha abierto tu correo
Con la popularización de los sistemas de mensajería, como Whatsapp, nos hemos acostumbrado a saber cuándo los mensajes que hemos enviado han sido vistos. Hasta el día de hoy, por defecto no contamos con esta opción en ninguno de los servicios de correo más populares. Sin embargo, podemos implementarla por medio de un servicio de terceros.
Igual que antes, para conseguirlo necesitamos recurrir a una extensión. En este caso, se trata de Mailtrack, disponible para Chrome y Firefox. Una vez la instalemos, recibiremos una notificación cuando el correo que enviamos haya sido abierto por el destinatario. Es importante tener en cuenta que las notificaciones las recibiremos solamente para los correos que enviemos desde el escritorio.
Deshaz el envío de mensajes
Hasta Whatsapp ha habilitado la posibilidad de deshacer el envío de mensajes, así que ¿por qué no contar con la misma capacidad en nuestro correo? Porque sí, podemos hacerlo de forma nativa. Pero debemos tener en cuenta que funciona de manera ligeramente diferente.
Mientras que en Whatsapp y otras aplicaciones por el estilo podemos borrar los mensajes enviados en cualquier momento, en Gmail tan solo dispondremos de un tiempo limitado (hasta 30 seg.) para arrepentirnos después de haber pulsado «Enviar». Una vez hecho esto, el correo se irá al destinatario indicado y no podremos dar marcha atrás.
Para habilitar esta opción, hacemos lo siguiente:
- Vamos al menú de la rueda dentada y clicamos en «Configuración».
- Dentro de la pestaña «General», descendemos hasta ubicar «Deshacer el envío».
- Clicamos en «Habilitar opción Deshacer el envío».
- Debajo, hay una lista llamada «Periodo de cancelación de envío». Allí seleccionamos el tiempo de gracia que queremos para poder deshacerlo (5, 10, 20 o 30 segundos).
- Descendemos más y clicamos en «Guardar cambios».
Ahora, cada vez que enviemos un mensaje, en la parte superior de la bandeja nos aparecerá una notificación con la posibilidad de «Deshacer». Pero recuerda que solo se mostrará durante el tiempo que hayas indicado.
Bórrate de listas de correo
Esta es otra opción más para la que necesitamos recurrir a herramientas de terceros. Y el turno ahora es para unroll.me. Para usarlo, deberemos crearnos una cuenta en él (gratuita) y el servicio se encarga de escanear nuestra bandeja de entrada y crear una lista de… bueno, una lista de listas de correo o newsletters a los que nos hemos suscrito. A continuación, podremos seleccionar rápidamente aquellos de los que queremos borrarnos y unroll.me se encarga de hacerlo por nosotros. Además, también nos permite recopilar aquellos newsletters a los que sí permanecemos suscritos en un solo mensaje de correo, algo que puede ser muy conveniente según el caso.
Usa respuestas predefinidas
En muchas ocasiones, es posible que prácticamente contestemos lo mismo a varios correos. Si es así, podemos agilizar nuestro trabajo creando respuestas predefinidas personalizadas para responder con un solo clic.
Esta funcionalidad parece que va a ser incorporada en el rediseño de Gmail para escritorio, aunque ya se encuentra en las versiones móviles. Con todo, para habilitarla mientras tanto, hacemos lo siguiente.
- Vamos al menú de la rueda dentada y clicamos en «Configuración».
- Entramos a la pestaña «Labs».
- Descendemos hasta ubicar «Respuestas predefinidas (plantillas)» y clicamos en «Habilitar».
- Descendemos más y clicamos «Guardar cambios».
Ahora, para crear una respuesta, hacemos lo siguiente:
- Clicamos en «Redactar».
- Escribimos un un mensaje que enviemos con frecuencia (por ejemplo, «Muchas gracias».
- Clicamos en el menú de «Más opciones» (en el extremo inferior derecho del mensaje).
- Vamos a «Respuestas predefinidas».
- Clicamos en «Nueva respuesta predefinida».
- Le ponemos un nombre (por ejemplo, «Gracias»).
- Clicamos en «Guardar».
Para usar la respuesta predefinida, cuando vayamos a contestar vamos de nuevo a «Más opciones» > «Respuestas predefinidas» y clicamos en la que queremos insertar (en este ejemplo, «Gracias»).
