La capacidad de gestionar el tiempo y las tareas pendientes es una habilidad imprescindible en esta época. Y aunque podemos recurrir a los tradicionales métodos manuales por medio de libretas y cuadernos, existen diversas herramientas digitales que pueden hacernos la vida más fácil.
La necesidad de manejar adecuadamente este tipo de aplicaciones resulta aún más importante para ciertos perfiles laborales, como son las secretarias o asistentes, que dependen de su uso para llevar el control de su flujo de trabajo.
A continuación, vamos a revisar 7 aplicaciones enfocadas, en mayor o menor medida, en la elaboración de listas de tareas. Partimos desde las más sencillas hasta las más complejas pero potentes. Todas ellas o son gratuitas o tienen una versión gratis que nos brindan lo básico como para poder usarlas sin problemas.
Google Keep
Si todo lo que necesitas es un listado de las cosas que tienes que hacer para luego marcarlas como completadas a medida que las realizas, Google Keep te es más que suficiente. Cuenta con aplicación móvil tanto para iPhone como para Android y una aplicación web. Si tu navegador es Chrome, su extensión te permite acceder a lo que guardes allí.
Es importante señalar que Keep no es una aplicación solo para crear listas: es para crear notas de todo tipo, ya sea de texto, imágen o incluso audio. Y uno de esos tipos son las listas. Es una aplicación ligera, fácil de usar y gratuita. La versión web se sincroniza automáticamente con la móvil en el momento en que nos conectamos a Internet, de manera que podamos acceder a nuestro contenido cuando queramos.
Wunderlist
Aunando simplicidad y potencia, tenemos aquí un clásico de este tipo de aplicaciones: Wunderlist. Posee versión para PC, aplicación móvil y aplicación web. Va un paso más allá de Google Keep, pues en este caso se especializa precisamente en las listas de tareas. Es muy fácil de usar y permite compartir las listas que creemos, establecer fechas límite y recordatorios para no olvidar lo que tenemos que hacer.
Se puede usar gratis, aunque cuenta con una versión de pago que posee funciones más avanzadas. Resulta de especial utilidad para aquellas personas que necesiten compartir tareas o listas con otros. Si Google Keep se te queda corta, la versión gratuita de Wunderlist es una excelente opción en su lugar.
Todoist
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Con un diseño limpio, Todoist integra una gran cantidad de funciones útiles que van más allá de lo básico para gestionar una lista de tareas. Pero lo principal quizá sea la sencillez que ofrece a la hora configurarlas y administrarlas. Entre otras características, podemos compartir las listas, asignar fechas límite y establecer recordatorios.
Se integra muy bien con otros servicios online y cuenta con una curiosa función de «Karma», que nos da puntos por cumplir con nuestras tareas, añadiendo así un componente lúdico al trabajo diario. Usarla es gratis, pero las funciones más avanzadas son de pago.
Any.do
Any.do comparte muchas de las características de las aplicaciones listadas aquí, pero vale la pena señalar que destaca gracias a algunas funciones, como establecer tareas como «recurrentes» ya que se repiten cada cierto tiempo, la introducción información por voz y los llamados «Any.do Moment», que centra la atención en las tareas que son necesarias hacer en un momento concreto.
Any.do cumple de sobra para lo que necesitamos con su versión gratuita. Las funcionalidades de la versión de pago incluyen componentes que pueden resultarnos muy prácticos si consideramos hacer una gestión de nuestro tiempo más compleja y enriquecida.
Workflowy
Workflowy pertenece a un género de aplicaciones ligeramente diferente a la mencionadas aquí. Sí, es una aplicación de listas, pero no enfocada únicamente a las listas de tareas sino a las de cualquier tipo. Podemos crear tantas como queramos y, lo más importante, crear listas anidadas, unas dentro de otras, también sin límite. Además, podemos reordenar todos los elementos con mucha facilidad, usar hashtags para clasificarlos, añadir notas e incluir enlaces, entre otras muchas cosas.
Aunque resulta muy útil especialmente para planificación, se puede usar Workflowy para crear listas de tareas con mucha facilidad. Cuenta con versión web, y aplicaciones de escritorio para Windows, Mac y Linux, y aplicaciones móviles para iPhone y Android. Y aunque es de pago, tiene una versión gratuita con limitaciones: se pueden crear todas las listas que se quiera siempre que entre todas no se superen los 250 elementos.
Dynalist
Dynalist es una opción muy parecida a Workflowy. De hecho, se le podría calificar como su competencia directa. Hace exactamente lo mismo, aunque cuenta con algunas funcionalidades adicionales que pueden hacerla más atractiva. En su contra, decir que la interfaz no es tan limpia y que puede resultar un poco más intimidante al principio, aunque resulta muy sencilla de usar.
Igual que Workflowy, Dynalist tiene versión web, aplicación de escritorio (Windows, Mac y linux) y aplicaciones móviles para iPhone y Android. También hay que pagar para hacer uso de sus funcionalidades más avanzadas, pero los límites de su versión gratuita son menores, por lo que resulta mucho más conveniente. De hecho, se puede usar para crear listas de tareas y planificar con total libertad sin que notemos que nos hace falta nada adicional.
Trello
Y terminamos con la opción más potente de todas. Y es que debido a las enormes posibilidades de Trello, usarlo solo para listas de tareas puede parecer que estamos matando moscas a cañonazos. Sin embargo, utilizarlo con ese propósito puede servir como toma de contacto ideal para descubrir una herramienta que puede sernos enormemente práctica cuando aprendamos a desarrollar todo su potencial.
Sin entrar a fondo, decir que Trello nos permite crear tableros donde podemos incluir todas las listas que queramos. Cada una de ellas la rellenamos con tarjetas que pueden contener texto, enlaces, imágenes y toda clase de archivos. Las tarjetas son los elementos de cada lista (en nuestro caso las tareas) y podemos definir fechas de expiración, cambiarlas de orden, archivarlas, marcarlas como completadas y etiquetarlas.
Llevaría un artículo completo explicar todo lo que puede hacer Trello, pero a partir de que conoces su funcionamiento básico, resulta muy fácil de utilizar. Además, su versión gratuita es lo suficientemente potente como para sacarle partido sin necesidad de pagar por ella. Tiene versión web, aplicación de escritorio (Windows, Mac) y aplicaciones móviles para iPhone y Android.
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